Secrétaire Administratif / Administrative

Organiser pour une équipe soignante la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications, la gestion logistique, ainsi que la planification des ressources humaines, sous l'encadrement du cadre de santé, au sein d'une résidence du centre hospitalier de Roubaix. RESSOURCES HUMAINES- Après validation du planning par le cadre de santé, intégration du planning sur e-planning- Réalisation des modifications horaires sur e-planning sur la base de l'arbitrage de la cadre de santé- Planification des entretiens annuels d'évaluation dans l'agenda du cadre de santé et selon disponibilité de l'agent- Réalisation des demandes d'habilitation agent : easily, datameal, mail, badge, clé, e-planning- Gestion de la planification des étudiants bac pro ASSP- Réalisation du lien avec la blanchisserie pour la commande de la tenue professionnelle et mise à disposition d'un casier- Communication des réunions de service : date, ODJ, et réalisation des compte-rendu en s'assurant de leur diffusion- Remise des fiches de paie- Tenue des formations demandées et suivies par les agentsGESTION DE PROJETS- Réalisation de compte-rendu des réunions projet, structuration de la feuille de route macro des projets en cours (diagramme de GANT)- Mise en forme du rapport d'activité- Organisation des rencontres entre les encadrants du siteDEMARCHE QUALITE- Communication autour de la tenue de comité éthique- Suivi du tableau de vaccination si la fonction IPA n'est pas pourvue sur le site d'exercice- Vérification de la traçabilité logistique et rend compte au cadre de santé- Être force de proposition pour améliorer et optimiser l'organisation entre le service administratif et paramédical- Contribue à l'amélioration continue des pratiques (certification, évaluation externe, coupe AGGIR/PATHOS)ACCOMPAGNEMENT DES USAGERS- Communication aux personnes concernées de l'admission d'une personne- Suivi de la préparation des logements et de la qualité d'accueil lors des admissionsGESTION LOGISTIQUE- Réalisation des commandes- Sensibilisation des équipes à l'utilisation rationnelle du matériel et des produitsEn relation avec : tous, en lien décisionnel du cadre de santéPériodicité : journalière Compétences requises :Capacité d'autonomie et d'organisation, respect du secret professionnel, implication, adaptabilité, sens de la communication.Connaissances :- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.- Capacité à synthétiser une information- Bonnes connaissances des logiciels bureautiques de base et d'Internet (courrier électronique, consultation de sites Web).- Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service.