Secrétaire Administratif.ve (H/F)

--- Poste à pourvoir à Saint Laurent du Maroni, Guyane Fraçaise 973 ---Missions : Assurer l'accueil physique et téléphonique :-Accueillir et orienter les stagiaires, visiteurs orientés par les structures Pole emploi, Mission Locale et référent social.-Tenir les permanences d'accueil des stagiaires durant les pauses et horaires de réception définis.-Recevoir, orienter, transmettre les communications téléphoniques et prendre des messages (sur papier pour les formateurs, sur cahier pour la direction)Réceptionner l'ensemble des données entrantes :-Prendre connaissance du courrier Arrivé, l'enregistrer, le mettre en parapheur, en assurer la diffusion. Enregistrer le courrier Départ, l'affranchir, le poster.-Enregistrer et diffuser les fax entrants.Gérer les documents administratifs des stagiaires :-Enregistrer les fax sortants.-Ouvrir quotidiennement la boîte e-mail, en informer la direction.-Constituer les dossiers de rémunération des stagiaires, assurer un suivi des données administratives, transmettre les données.-Saisir les données administratives exigées par les partenaires, assurer les relations avec les chargés de mission institutionnels.-Concevoir des notes, courriers Mettre en œuvre l'instruction facturation relative à chaque action de formation :-Rassembler les pièces nécessaires et les organiser selon les instructions facturation définies.-Gérer les factures, effectuer les relances en fonction des instructions.Formaliser les réponses à appel d'offre :-Présenter les données chiffrées de chaque action.-Saisir informatiquement des données et assurer la frappe et la présentation des documents.-Effectuer les photocopies, reliures nécessaires.Réaliser des bilans relatifs à l'évolution du parcours :-Synthétiser et mettre en forme des synthèses intermédiaires, finales.-Restituer les synthèses et évaluations des acquis transmis par les formateurs.Contribuer à l'organisation de réunion et planning :-Gérer l'agenda de la direction : déplacements, réservations, réunions, etc.-Formaliser les plannings des formateurs et stagiaires.-Rédiger des notes de service pour convocation de l'équipe en réunion avec salle.Gérer le matériel nécessaire à l'exercice :-Formaliser les commandes de matériels de bureaux, de consommables informatiques, de papier et autres matériels. -Tenir à jour l'état des stocks de fourniture.-Dresser et tenir à jour la liste des ordinateurs, imprimantes, photocopieur, fax.-Signaler les anomalies à la direction et faire appel aux sous-traitants matériel et réseau.-Assurer l'archivage des documents administratifs, gérer les archives.Assurer la gestion des « Ressources Documentaires » :-Tenir à jour la base de données.-Enregistrer les nouveaux éléments.Gérer les données du personnel :-Mettre en œuvre les documents relatifs à procédure de Gestion des Ressources Humaines (congés, absences, note de frais, etc.).Participer aux réunions de coordination :-Rédiger et diffuser les comptes rendusAnticiper et apprécier la charge de travail afin de la planifier :-Organiser, répartir et déléguer les tâches en fonction des priorités fixées par la direction à l'aide du cahier de liaison secrétariat.Faire remonter et diffuser l'information :-Diffuser les documents (convocation, PV, etc.) et messages de la direction à l'équipe pédagogique et inversement à l'aide du cahier de liaison direction.Compétences demandées :- Sens de l'organisation et esprit d'initiative- Savoir gérer son temps et mettre en priorité ses travaux- Notions de gestion/comptabilité- Bonne capacité rédactionnelle- Bonne maîtrise de l'orthographe- Souplesse dans les horaires- Sensibilité aux alternatives, connaissance du terrain militant- Développer et établir de bonnes relations avec le public au téléphone et en personne- Bureautique / informatique : tableur, traitement de texte, messagerie, Internet en généralType d'emploi : Temps pleinAvantages : Tit