Secrétaire Ou Secrétaire Médicale (H/F)

Missions principales : Mission concernant les stages : - Elaboration et suivi des conventions de stages individuelles ou annuelles, et courriers de mises en stage-Saisie des stages dans SAP Campus, éditions des fiches de stages et d'évaluation- Suivi des indemnités de stage des étudiants et des remboursements de transports-Préparation et suivi annuel du recensement des places de stages AP-HP Missions générales : Participation au travail de secrétariat d'une promotion d'ESI et participation au secrétariat de directionAccueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, et autres acteurs de la formationParticipation à la constitution et au suivi des dossiers administratifs et gestion des dossiers pédagogiques des ESI :-Saisie des données personnelles dans le dossier individuel (SAP Campus, logiciel), édition des fiches individuelles-Saisie informatique des notes dans SAP puis export dans des tableaux Excel-Suivi des acquisitions des Unités d'Enseignement (UE)-Référent de suivi pédagogique-Saisie des absences en cours des ESI de la promotion, à partir des feuilles d'émargement remises par les coordinateurs de semestres -Saisie des absences en stages, -Elaboration des certificats de scolarité, préparation des badges, cartes d'étudiants-Suivi des dossiers de financement de la formation : Pôle emploi, Transition PRO, Promotions Professionnelles, contrats d'engagement -Saisie des appréciations des ESI, rédigées par les formateurs.Missions spécifiques : Collaboration aux instances : Commissions d'Attribution de Crédits (CAC), Conseils Pédagogiques (CP), Conseils de Discipline (CD), Conseils de la Vie Etudiante (CVE) : convocations, listes d'émargement, Préparation des dossiers, secrétariat de séance, rédaction du compte-rendu.Gestion du courrier : classement, archivage, frappe de courriers et de documents.Contribution aux épreuves de sélection écrites et orales des concours d'entrée (organisation et surveillance)Participation à la surveillance des évaluationsRemplacement à l'accueil, en cas de besoin.SAVOIR FAIRE REQUIS- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers / Technologie d'Information et de Communication (TIC)- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité- Transmettre aux responsables - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures- Organiser les priorités. CONNAISSANCES ASSOCIEESExpérience en structure de formation souhaitée Connaissance du dispositif global de formation infirmier (référentiel 2009)Informatique : Word, Excel, Power Point et autres logiciels APHP (SAP)PRE-REQUISDynamisme, sens du travail en d'équipe, disponibilité Esprit d'initiative, dynamisme et rigueur.Sens de l'organisation, capacité à gérer son temps et à intégrer les contraintes Capacités d'anticipation Sens des responsabilitésCapacités d'analyse et de synthèseCapacités relationnelles, écoute, empathie, diplomatieDiscrétion professionnelle, secret professionnel.