Secrétaire Pédagogique H/F

Secrétaire pédagogique des master 2,  des agrégatifs et assistance à la direction département LLFL

Le/La Secrétaire pédagogique, placé(e) sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif de composante et de la directrice/du directeur du département LLFL, est en charge de la gestion des études et des étudiants des M2, des agrégatifs et vient en soutien de la direction du département LLFL. Le département LLFL est une structure qui accueille dans ses formations en lettres, de la L1 au Master 2, environ 2000 étudiants.

Activités principales :

Gestion des études et des étudiants :

• Accueil et information des usagers, des étudiants et des enseignants du département, élaboration des supports d’information (brochures, etc.) mise à jour des pages internet du département, sur l’offre de formation du département.
• Gestion de la campagne d’admission via e-candidat, fixation des capacités d’accueil avec la Direction du département et en lien avec l’UFR, préparation et secrétariat des commissions pédagogiques, bilan statistique (nombre d’admis/nombre de candidats).
• Enregistrement et suivi des inscriptions pédagogiques (IP) via formulaire (étudiants hors campagne IP web), affectation des étudiants dans les groupes, traitement des cas particuliers, suivi des dettes, des validations des acquis, des compléments aux diplômes et des dérogations au contrôle continu.
• Contribution à l’élaboration de l’emploi du temps des formations.
• Collecte et enregistrement des modalités de contrôle de connaissances, mise à jour des modalités d’organisation des épreuves d’examens en lien avec l’UFR.
• Encadrement des vacataires
• Suivi et gestion des archives

Préparation au concours :

• Suivi et gestion de la préparation du concours de l’agrégation interne et externe : e-candidat (pour les candidatures extérieures) IA et IP, suivi des colles (tableau de bord), mise à jour de la page internet dédiée

Convention inter établissement :

• Parcours Master Européen : gestion et suivi des IA et IP, pour les étudiants en échange avec les universités européennes partenaires (Berlin, Venise, Lausanne, Madrid, Louvain la neuve)
• Parcours Lettres médiévales (Faculté des Lettres de Sorbonne Université / UFR littérature française et latine): gestion et suivi des IA et IP, saisie des notes, travail collaboratif avec l’UFR littérature française et latine (réunion de cadrage de rentrée et pour les examens)
• Parcours « de la renaissance aux Lumières » (Faculté des Lettres de Sorbonne Université / UFR littérature française et latine): gestion et suivi des IA et IP, saisie des notes, travail collaboratif avec l’UFR littérature française et latine (réunion de cadrage de rentrée et pour les examens)
• Parcours Lettres-Philosophie (Paris 1 (Panthéon Sorbonne): gestion et suivi des IA et IP, saisie des notes, travail collaboratif avec l’UFR Philosophie de Panthéon Sorbonne (réunion de cadrage de rentrée et pour les examens)

Gestion des résultats :

• Organisation et suivi de la collecte des fichiers de notes, lancement des calculs et édition des procès-verbaux et relevés de notes, traitement des erreurs de notes.
• Organisation des jurys de fin d’année avec préparation des documents pour le jury

Assistance à la direction :

• Appui à la direction du département notamment pour les opérations de préparation de la rentrée et des emplois du temps (interface entre la direction du département et l’UFR)
• Appui aux responsables de master dans l’élaboration des brochures
• Secrétariat de l’administration du département : rédaction de PV, gestion des pages internet du département, aide ponctuelle à la direction du département, sur sujets divers (suivi, compte rendu, communication etc)
• Collecte des fiches de service prévisionnelle des enseignants titulaires et intégration dans l’EDT du département

Connaissances :

• Connaissance des procédures administratives et pédagogiques relatives aux admissions des étudiants et à la formation (réglementation nationale relative à la scolarité et à la délivrance des diplômes)
• Connaissance des formations délivrées
• Connaissance avérée du fonctionnement administratif d’un établissement d’enseignement supérieur

Compétences opérationnelles :

• Maitrise du logiciel Apogée (domaines IP et résultats)
• Maîtrise des outils bureautiques et de communication (Word-Excel, messagerie) et aisance avec l’outil informatique indispensable, exigé
• Maitrise d’une langue étrangère (anglais, espagnol)

Compétences comportementales :

• Organisation, capacité de gérer du flux
• Autonomie, rigueur
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Capacité à comprendre, appliquer et respecter les procédures, les calendriers de gestion
• Capacité à prioriser ses tâches
• Capacité d’initiatives et d’anticipation
• Savoir rendre compte de son travail
• Gestion des conflits
• Bonne expression écrite et orale
• Sens de l’accueil et aisance relationnelle, dialogue avec les enseignants
• Sens du travail en équipe
• Sens du service public, service rendu à l’usager

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle – expérience :

• BTS, DUT, LICENCE, MASTER

Expérience continue de 2 ans vivement souhaitée