Secrétaire Pédagogique Licence 1 Département Llfl F/H

MISSIONS :

Le/La Secrétaire pédagogique, placé(e) sous l’autorité hiérarchique du responsable administratif de composante et de la directrice/du directeur du département LLFL, est en charge de la gestion des études et des étudiants des licences 1 Lettres et majeure/mineure du département LLFL.

ACTIVITES PRINCIPALES

 Gestion des études et des étudiants :

• Accueil et information des étudiants et des enseignants du département, élaboration des supports d’information (brochure, etc.) sur l’offre de formation du département.
• Participation aux réunions de pré-rentrée
• Réfèrent page site internet LICENCE (1 – 2 – 3) – mise à jour
• Gestion de la campagne d’admission via PARCOURSUP, fixation des capacités d’accueil avec la Direction du département et en lien avec l’UFR, bilan statistique (nombre d’admis/nombre de candidats).
• Enregistrement et suivi des inscriptions pédagogiques (IP) (étudiants hors campagne IP web), affectation des étudiants dans les groupes, traitement des cas particuliers, suivi des dettes, des validations des acquis et des dérogations au contrôle continu.
• Préparation et secrétariat des commissions pédagogiques pour les réorientations
• Suivi des candidatures en contrats AED
• Contribution à l’élaboration de l’emploi du temps des formations.
• Collecte et enregistrement des modalités de contrôle de connaissances, mise à jour des modalités d’organisation des épreuves d’examens en lien avec l’UFR
• Organisation semestriel du calendrier d’épreuves courtes (CTI (contrôle terminal)
• Suivi de la double licence Lettres Philo en partenariat avec l’université Panthéon-Sorbonne I (gestion des admissions – informations des calendriers universitaires, des réunions de pré-rentrée des deux universités pour toute la cohorte)

Gestion des résultats :

• Suivi de la collecte des fichiers de notes, lancement des calculs et édition des procès-verbaux et relevés de notes, traitement des erreurs de notes.
• Régularisation des dossiers de réorientations : changement VET, report des résultats de la première formation, le cas échéant – régularisations des IP des étudiants
• Suivi des résultats pour la licence Lettres Philo

Appui à la direction :

• Soutien dans le suivi EDT licence 1 et appui ponctuel à la direction (élaboration CR réunions – conseil de département)

Connaissances :

• Connaissance des procédures administratives et pédagogiques relatives aux admissions des étudiants et à la formation (réglementation nationale relative à la scolarité et à la délivrance des diplômes)
• Connaissance des formations délivrées
• Connaissance avérée du fonctionnement administratif d’un établissement d’enseignement supérieur

Compétences opérationnelles :

• Maitrise du logiciel Apogée (domaines IP et résultats)
• Maîtrise des outils bureautiques et de communication (Word-Excel, messagerie) et aisance avec l’outil informatique indispensable, exigé
• Maitrise d’une langue étrangère (anglais, espagnol) souhaitée

Compétences comportementales :

• Organisation, capacité de gérer du flux
• Autonomie, rigueur
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Capacité à comprendre, appliquer et respecter les procédures, les calendriers de gestion
• Capacité à prioriser ses tâches
• Capacité d’initiatives et d’anticipation
• Savoir rendre compte de son travail
• Gestion des conflits
• Bonne expression écrite et orale
• Sens de l’accueil et aisance relationnelle, dialogue avec les enseignants
• Sens du travail en équipe
• Sens du service public, service rendu à l’usager

Date de prise de fonction : 1er mars 2024