Agent Administratif Et D'accueil (H/F)

L'UCLy (Université Catholique de Lyon) poursuit son développement à Annecy. Sa business school, l'ESDES, membre de la conférence des Grandes Écoles et sa Faculté de Droit proposent 3 programmes principaux de formation : une licence en droit, un bachelor (grade de licence) en management et marketing et le programme grande école en cycle master à partir de la rentrée 2024. Le campus offre aux étudiants une large gamme de services : cafétéria, bibliothèque universitaire, espaces de travail, bureaux pour les projets associatifs, médecine universitaire et est idéalement situé à 15 minutes à pied de la gare et du centre-ville d'Annecy. Le campus accueille environ 400 étudiants actuellement. Principale mission : Il s'agit d'une mission d'accueil, de renseignement et de support administratif pour l'ensemble des publics de la communauté universitaire de l'UCLy (professeurs, étudiants, entreprises, parents, etc ). Il s'agit d'un rôle d'orientation, à l'interface entre les publics et les différents services de l'UCLy. Accueil et informations - Assurer l'accueil téléphonique, physique et par mail du public ; - Assurer une surveillance et permettre les accès sur le campus en appui des moyens généraux (distribution des cartes d'accès, etc ) - Diffuser les informations de manière ciblée (par voie d'affichage ou dématérialisée) ; - Gérer le courrier postal, préparer et envoyer des mailings, plaquettes, etc. ; - Prendre en charge les commandes de fournitures courantes ainsi que les opérations de reprographie, de reliure et de numérisation ; - Gestion des ressources salles conformément aux emplois du temps : organisation des cours, réunions, conférences, examens avec mise à disposition des moyens logistiques (utilisation du logiciel ADE SOFT) ; - Accueil et appui à l'animation des manifestations organisées sur le campus, conférences et concours. Support administratif - Accueil des professeurs/vacataires pour l'organisation des cours (feuilles de présence, supports enseignement, emplois du temps...) ; - Renseigner les étudiants pour toutes les questions d'ordre académique et pratique : organisation du campus, vie de l'étudiant, logement, emploi du temps, etc. ; - Appui du bureau de scolarité pour le suivi administratif des étudiants (inscriptions, absences, édition de certificats, bulletins, gestions des notes ) ; - Prévoir et organiser le tri, le classement, l'archivage, l'organisation numérique des documents ; - Préparer, saisir et mettre en forme des documents (courriers, lettres de recommandation, etc.) ; - Apporter des éléments d'information fiables (tableaux de suivi, etc.). - Suivre les retours et emprunts d'ouvrages à la bibliothèque universitaire et s'assurer du rangement des ouvrages en lien avec le service de la BU. Profil et compétences - Sens de l'accueil développé ; - Aisance relationnelle en interne (étudiants, professeurs) et en externe (visiteurs, prospects, entreprises, personnalités) ; - Rigueur ; - Capacité d'adaptation, d'initiative et esprit d'équipe ; - Très bonne maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe ; - Capable de s'exprimer en anglais.