Assistant Administratif / Assistante Administrative Et Comptable

Hobo est une entreprise d'architecture et de maîtrise d'œuvre, organisée autour de 4 filiales et regroupant 50 personnes réparties essentiellement sur 2 sites : Bordeaux (40 p.) - Limoges (12 p.)Le secrétariat de direction est actuellement exercé par 2 personnes exerçant chacune sur un des 2 établissements.Le recrutement concerne le siège situé à Bordeaux et a pour but de compléter et suppléer le pôle secrétariat d'Hobo.Le profil recherché correspond à un poste d'assistant(e) avec des compétences de secrétariat général et en comptabilité, possédant impérativement une expérience dans le domaine du bâtiment. Les travaux courants de comptabilité devant être maîtrisés.En appui du SECRÉTARIAT :- Connaissance de la loi MOP, et des phases de projets et l'implication de la MOE à chacune de ces phases.- Entretenir de très bonnes relations avec les fournisseurs, les clients, les services fiscaux, les organismes sociaux et les banques- Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs liés à la bureautique, relance clients...)- La gestion du planning et le tri des correspondances- L'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires- La rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de courrier).- La préparation, l'archivage et le suivi de dossiers administratifs- L'organisation d'évènements internes et externes (formations, réunions, réceptions)- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons- Suivre les procédures d'appels d'offres de Maîtrise d'Œuvre- Rédaction des contrats / Conventions de groupement / Contrats de sous-traitance- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat (notamment lié à la facturation)En appui sur le volet SOCIAL :- S'occuper de la gestion administrative du personnel (suivi des congés, des absences, mise à jour des dossiers personnels et de la législation du travail)- Être en relation avec le cabinet d'expertise comptable assurant le suivi social / paye d'Hobo- La gestion administrative des contrats et du personnel- Gérer l'actualisation des réglementations professionnelles liées à l'activité d'Hobo et de ses filiales.- Réaliser un suivi administratif du personnelEn autonomie sur le volet COMPTABLE :- Être en relation avec le cabinet d'expertise comptable assurant le suivi comptable d'Hobo- Se charger de l'administration des ventes, en gérant le stock, l'approvisionnement et le suivi des commandes.- Gestion logiciels Chorus / Ediflex / Logiciel de saisie analytique (CEGID-Loop idéalement)- Achat / Vente de matériel et de prestations intellectuelles + suivi facturation / Comptabilité- Saisir et assurer un suivi budgétaire ou réaliser le traitement des dossiers comptables- Assister la gestion financière de l'entreprise (gestion de la trésorerie, de la comptabilité et faire les déclarations sociales et fiscales).- Edition des devis, factures, avoirs et refacturations- Calcul des redevances- Réalisation des virements et des prélèvements- Suivi de trésorerie- Suivi quotidien des encaissements et des décaissements- Réalisation des rapprochements- Lettrage des comptes bancaires- La réalisation du suivi comptable et financier- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ...)- Gérer les notes de frais- Déclaration assurancesLOGICIELS PRÉFÉRENTIELS :- SUITE OFFICE: WORD / EXCEL / POWERPOINT / ONE NOTE / OUTLOOK- CIEL COMPTA / CEGID LOOP- CHORUS / EDIFLEX