Assistant Administratif / Assistante Administrative (H/F)

Missions principales : Assurer l'accueil et le renseignement des publics du pôle Enseignement Artistique et l'administration générale des enseignements artistiques. Activités : - Accueil physique et téléphonique - Assurer l'accueil du Pôle Enseignement Artistique - Renseigner, orienter et conseiller les usagers selon la demande - Rechercher et diffuser des informations - Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité - Gestion de la scolarité - Assurer la gestion administrative de la scolarité des élèves - Assurer la gestion administrative du dossier personnel de chaque élève : saisie informatique, mise à jour régulière des données, suivi des absences, justificatifs, attestations . - Informer les familles et/ou les élèves de tout événement ou modification - Rédiger des courriers individuels et collectifs - Gérer les plannings de cours - Gestion administrative du pôle Enseignement Artistique - Rédiger des courriers, notes, comptes-rendus, contrats, conventions, dossiers etc. - Être référent pour les agents du pôle Enseignement Artistique dans la gestion courante des activités du service - Assurer le suivi de la facturation, l'engagement et l'exécution budgétaire - Assurer la gestion interne de l'information : affichage, documents pédagogiques, etc. - Suivi des ressources humaines du service : - Être le référent en matière de ressources humaines pour l'assistante ressources humaines du Pôle Administratif : informer, recueillir, transmettre les justificatifs . - Être référent pour les absences (maladie, congés, les autorisations spéciales d'absence, etc.) des agents du pôle Enseignement Artistique Ressources et compétences requises : - Connaissances - Techniques et outils de secrétariat, de tri, classement et archivage - Connaissance appréciée de la musique - Intérêt pour les secteurs artistiques et culturels - Expérience savoir faire - Maîtriser des outils informatiques : Word, Excel, IMUSE, . - Être attentif à la qualité des relations avec les usagers, l'équipe, les partenaires, . - Produire et mettre à jour des tableaux de bord - Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence - Anticiper et respecter les échéances - Respecter la confidentialité des données - Savoir être - Autonomie, polyvalence - Rigueur et méthode, sens de l'organisation, réactivité et faculté d'adaptation - Qualités relationnelles, sens de l'accueil - Sens du travail en équipe - Savoir écouter, se rendre disponible et s'adapter à tous types d'interlocuteurs - Qualités rédactionnelles et comptables - Disponibilité