Assistant Administratif H/F

Nous recherchons un profil d'assistante administrative pour notre cabinet d'architecture. Le poste concerné est à pourvoir courant mars 2024. Les missions principales seront les suivantes : Vous disposez des compétences et qualités suivantes : - Une maîtrise parfaite du français à l'oral ainsi qu'à l'écrit. - Une connaissance des domaines de l'architecture et de la construction serait un + ainsi que des connaissances en comptabilité. Des qualités relationnelles, de la précision, de la rigueur, de le l'organisation, de l'autonomie et du dynamismeVolet Comptable :La comptabilité de l'agence est entièrement externalisée auprès d'un cabinet. Vous aurez pour mission de fluidifier les interactions avec le cabinet.- Suivi de la comptabilité générale : rapprochements bancaires pour plusieurs comptes (CA et fournisseurs), classement informatique de toutes les factures fournisseurs et paiement si nécessaire, gestion simple des frais des associés (regroupement par carte bancaires), paiement fournisseurs et sous-traitants,- Établissement et envoi des devis et des factures aux clients- Relances des paiements clients- Transmission des demandes de devis fournisseurs, réception des devis, vérification, mise en signature et envoi- Rapprochement bancaire et Transmission de l'état mensuel au comptable- Préparation de paiements- Gestion Mandat SEPA- Téléchargement et transmission des relevés/frais bancaires- Ajout et gestion des bénéficiairesVolet Secrétariat- Accueil physique et téléphonique,- Rédaction et envoi de courriers et mails à la demande des associés ou des collaborateurs- Préparation, assemblage de dossiers à la demande des associés- Prise d'appels pour la direction et retransmission des messages- Réservation ponctuelle d'hébergement de de transports pour déplacement professionnels Gestion d'agendas ponctuelle pour les associés (réunions, déjeuners, etc)- Gestion des boites mails de contact- Gestion de l'agenda partagé concernant l'agence (RDV/Absence/Congés, Salles de réunion)- La prise en charge de l'intendance générale de l'agence : gestion des fournitures (commande café, matériel info ), gestion des stocks, des abonnements divers,- Gestion de la flotte téléphonique avec OVH/Orange (maintenance : renvoi téléphone/échange/ paramétrages, test divers ), gestion du parc informatique & des licences (MAC, licences diverses ),- Déclaration annuelle des affaires auprès de la MAF,- Réalisation de dossiers d'appels d'offres.Volet Ressources Humaines- La collecte des informations pour le traitement du volet social et RH pour la comptable (contrat de travail, salaires, congés payés, congés maladie, fin de contrat etc.).- réception et vérification des fiches de paie, transmission aux salariés, virement des salaires, rangement sur le serveur de tous ces documents, gestion et virement des frais salariés, gestion de la mutuelle,- Inscription, gestion et suivi de la médecine du travail- Accueil et installation informatique des nouveaux collaborateurs- Établissement des notes de frais des associés (et mise en règlement si besoin avant la paie).