Assistant Administratif (H/F)

L'agence LIP Office recherche pour l'un de ses clients, association dans le domaine de l'insertion, un(e) assistant(e) administratif(ve).Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de Service, vous aurez pour missions :- Assurer la gestion administrative des formations (de la réception de la commande jusqu'à l'enquête post-formation et l'archivage dans les délais imposés par les financeurs et l'organisation interne) :- Renseignement des applicatifs liés aux actions de formation,- Suivi des prescriptions et des sélections ; convocation des stagiaires,- Préparation des livrables d'entrée en formation et de suivi,- Constitution et saisie des dossiers de rémunération des stagiaires,- Edition et suivi des feuilles de présence ; suivi et saisie hebdomadaire des assiduités,- Sorties administratives, édition et suivi des attestations de compétences et de fin de formation,- Suivi post formation, archivage.- Réaliser l'accueil physique téléphonique du service et communiquer avec les parties intervenant dans les activités du service (équipe interne, financeurs et prescripteurs, stagiaires, autres organismes de formation, partenaires, etc),- Mettre à jour les outils de pilotage (logiciel interne, plateformes financeurs, applicatifs externes, etc.),- Élaborer et suivre la facturation des actions dans les délais imposés par les financeurs et l'organisation interne,- Participer au bon fonctionnement du système qualité et à son amélioration,- Saisir les demandes d'intervention nécessaires au bon fonctionnement du service, assurer la gestion des stocks de fournitures et réaliser les commandes nécessaires,- Appuyer la constitution des dossiers administratifs en lien avec l'activité de développement.Des déplacements en dehors de la région sont possibles dans le cadre de vos missions. Avec une expérience d'au minimum 2 ans sur un poste similaire, vous avez idéalement une bonne connaissance du secteur de la formation professionnelle.A l'aise avec les outils informatiques, une bonne maitrise du Pack Office est attendue ( connaissance des applicatifs externes (KAIROS, KAIROS NG, CHORUS PRO, DOCAPOSTE, MFME, etc.) et des applicatifs métier (de type Sc-Form),Bonne communication écrite (capacités rédactionnelles) et orale (sens relationnel et capacité d'adaptation avec tous types d'interlocuteurs : salariés, stagiaires, partenaires extérieurs)Rigueur, sens du service, organisation et autonomie, réactivité, adaptabilité sont des qualités essentielles sur ce poste.Motivation à travailler auprès / pour des publics fragilisés, adhésion au projet de l'association et du serviceRespect de la confidentialité des données