Assistant / Assistante De Direction

Objectifs du poste : 1. Etre la personne ressource en matière de secrétariat 2. Etre la personne ressource en matière de comptabilité 3. Assurer la mise en œuvre du dispositif d'aide financière à la pratique sportive & culturelle 4. Assurer à la mise en œuvre administrative & financière de la programmation annuelle du Contrat de Ville Détails des missions : 1. Au regard de l'objectif 1 - Secrétariat - Assurer la gestion du courrier, des appels téléphoniques, des commandes : anticiper, organiser et classer - Organiser le montage de réunions (invitation, mailing listes, appui logistique) - Rédiger les PV des Conseils d'administration - Préparer les délibérations - Rédiger des courriers et des notes, réaliser des graphiques et des statistiques, sur demande de la Directrice - Assurer le suivi des circuits de signatures (conventions, contrats, courriers ) 2. Au regard de l'objectif 2 - Ressources humaines / Comptabilité - Assurer la gestion des paies, des charges sociales, du PAS et de la DSN (avoir un rôle de veille sur la réglementation sociale) - Assurer le suivi des déplacements / des congés annuels / des récupérations et RTT - Préparer les contrats de travail, les avenants, les déclarations d'embauche sur net entreprise - Diffuser les offres d'emploi sur les plateformes dédiées et appuyer la Directrice dans le cadre de la procédure de recrutement En liaison étroite avec le comptable public : - Assurer l'ordonnancement de programmation annuelle, des dépenses et de la comptabilisation des recettes inhérentes au GIP Politique de la Ville TLP - Organiser le suivi financier des programmations, des dépenses et des recettes du GIP Politique de la Ville TLP - Suivre la réalisation du budget annuel, sur demande de la Directrice (environ 1M€) 3. Au regard de l'objectif 3 - Mise en œuvre du dispositif d'aide financière à la pratique sportive & culturelle - Rédiger les courriers, les comptes rendus et les notes, et le cas échant, les présenter sur des temps de réunion - Mettre en œuvre le dispositif en collaboration avec les partenaires et assurer un rôle de veille (évaluation, articulation avec les autres dispositifs) - Gérer les aspects pratiques de la mise en œuvre du dispositif (conventions ANCV, relations aux familles et aux associations, ) 4. Au regard de l'objectif 4 - Participer à la mise en œuvre administrative & financière de la programmation annuelle du Contrat de Ville - Assurer le montage administratif de l'appel à projets (mise en ligne sur les sites et information aux opérateurs) - Assurer la mise en œuvre administrative et financière de la programmation annuelle (préparer les tableaux des programmations, rédiger les courriers aux opérateurs, contrôler et préparer les dossiers de demandes de subvention) - Participer au suivi des justificatifs à produire pour la mise en paiement des soldes des demandes de subventions annuelles. De façon transversale : 1-Appuyer la Direction dans le cadre de la dématérialisation progressive des procédures administratives 2-Appuyer la Direction dans le cadre du pilotage des données en lien avec une plateforme Open Data