Assistant / Assistante De Direction

Missions du service :Le secrétariat de la Présidence a pour mission d'assister le Président dans l'exercice de ses fonctions et d'apporter une aide réactive et permanente à la Présidence.Missions de l'agent :Placé sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, l'assistant(e) de direction a pour mission principale de coordonner et de réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative et financière pour la Présidence.Activités principales : -Assurer la réalisation des activités administratives et financières au sein de la Présidence en appliquant les procédures dédiées ;-Gérer la complexité des agendas et contrôler les échéances ;-Planifier et gérer les déplacements nationaux et internationaux fréquents du Président en bonne interaction avec les services ;-Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en intégrant les priorités dans la gestion quotidienne et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;-Participer aux Comités de Directions et assurer le secrétariat ; -Organiser des réunions de travail et établir des comptes rendus ; -Préparer les documents avant la signature du Président ; -Réaliser des travaux préparatoires aux réunions (collecte d'informations, constitution de dossiers).Activités secondaires :-Mettre en forme divers documents ; organiser le classement et l'archivage des dossiers ;-Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion ;-Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier ;-Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur ;-Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe.Compétences essentielles du poste :Savoirs généraux -Mode de fonctionnement des administrations publiques ; -Techniques d'élaboration des documents ;-Rédaction de documents et de rapports nécessitant de bonnes qualités rédactionnelles ;-Culture internet, techniques de communication maitrisées ;-Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen de référence).Savoir-faire-Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion parfois complexe en sachant gérer plusieurs demandes ou dossiers de façon simultanée via des canaux différents ;-Savoir rendre compte, communiquer et faire preuve de pédagogie ;-Mettre en œuvre des procédures et des règles, capacité à travailler en équipe ;-Maitrise des outils bureautiques Word (niveau expert), PowerPoint (niveau avancé), Excel (Niveau avancé).Savoir-être-Garante de l'image des personnes qu'elle assiste, la personne recrutée devra posséder de grandes qualités relationnelles et humaines ;-Rigueur, esprit d'initiative et capacité d'anticipation, capacité de discernement et curiosité ;-Motivation et réactivité, savoir écouter et communiquer efficacement ;-Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle ;-Disponibilité modulable en fonction de l'activité.Conditions particulières d'exercice :Le poste exige une souplesse horaire. Il exige également une capacité à gérer les situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l'activité de la présidence.LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRE EN SUS DU CV