Assistant De Direction - Familles (H/F)

PosteSous l'autorité directe de la Directrice des Familles, vous assurerez, pour les domaines Petite enfance, Enfance-Jeunesse, Gens du voyage et Aide aux victimes, les missions suivantes :Assistante de direction- Assister la Directrice des Familles, afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation et comptes-rendus de réunions, etc.)- Organiser et coordonner les informations internes et externes (assurer le lien avec les équipes, les services supports, les usagers et les partenaires)- Rédiger et saisir, mettre en forme, divers documents (courriers, rapports, convocations, etc.), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser- Elaborer et/ou saisir et mettre à jour des bases de données (annuaires, organigrammes, indicateurs de suivi d'activité, etc.)- Prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, inaugurations, etc.), avec des déplacements possibles pour des réunions ou manifestationsCoordinatrice des procédures administratives des différents services de la Direction- Rédiger et suivre la mise en œuvre des procédures internes (communication, suivi des stages, suivi du courrier, gestion de la relation aux usagers, utilisation des véhicules, etc.)- Animer des temps de travail réguliers avec les responsables d'unités administratives des différents services de la Direction, pour assurer une bonne coordination et une amélioration continue des procédures- Etre garant des circuits d'information, en lien avec les services supports, sur les logiciels Acropolis, Webdélib, Chronotime, Agglaé- Etre garant du suivi des procédures de courrier (diffusion en interne, suivi des délais de réponse, liens avec le service Accueil-Relations avec le public de l'Agglomération), et du pool de véhicules en lien avec le service Ateliers mécaniques et via le logiciel Astech- Apporter un appui administratif ponctuel aux agents du service Gens du voyage- Et toute mission concourant au bon fonctionnement de la DirectionRéférente communication et accueil/relations aux usagers- Etre l'interlocuteur privilégié du service Communication externe, pour faire remonter les besoins des services de la Direction et suivre la conception, la diffusion et le renouvellement des outils de communication à l'attention des publics- Etre l'interlocuteur privilégié du service Communication interne, pour relayer les actions mises en œuvre par les services de la Direction, assurer les contributions et mises à jour des informations concernant la Direction sur l'Intranet de la collectivité- Concevoir et diffuser des newsletters sur les actions des services de la Direction, à destination des 600 agents de la Direction et des élus de la Commission Vie sociale- Assurer un lien permanent avec les agents d'accueil, de l'Agglomération, des Mairies et de la Direction des Familles, pour assurer une bonne circulation des informations actualisées, ainsi qu'un accueil de qualité au public au sein des bâtiments de la Direction (affichages, documents, mobilier, etc.)- Accompagner des agents en formation sur des postes d'accueil, et/ou ponctuellement des stagiaires- Etre l'interlocuteur privilégié du service Accueil-relations avec le public de l'Agglomération, pour le suivi et la mise en œuvre de la démarche GRU (Gestion de la Relation aux Usagers)Profil:Niveau bac + 2 minimumexpérience exigée sur poste similaireCompétences expertes en bureautique (Word, Excel, Power point, Publisher, Outlook, prise en main de progiciels : Chronotime, Astech, Acropolis, Webdélib )Capacités rédactionnellesConnaissance du fonctionnement de la fonction publique territorialeConditions de recrutement :Poste temps complet, ouvert aux titulaires ou CDD d'un an renouvelable - cadre d'emploi rédacteurs territoriauxRémunération : grille de la fonction publique territoriale