Assistant De Direction (H/F)

CONTEXTE DU POSTE Le développement de l'activité des associations du groupement, la mise en place d'une organisation interne adaptée à la croissance du nombre de salariés et les évolutions internes de certains collaborateurs conduisent à engager le recrutement d'un(e) assistant(e) de direction. VOS MISSIONS Vos missions principales sont les suivantes : - Secrétariat de Direction : o Organiser les Comités de Direction et les réunions pilotées par la Direction ; gérer les agendas et prépare les dossiers ; Suivre et référencer le courrier « direction » ; superviser la diffusion du courrier et le suivi des courriers signalés ; gérer le classement (électronique et papier) ; assurer la réception téléphonique et l'accueil des interlocuteurs de la Direction et du Secrétariat Général ; coordonner, suivre et mettre à jour un fichier de contacts communs (en lien avec les assistantes de chaque association et pôle) ; préparer et suivre les rendez-vous « direction » (logistique, organisation, préparation de dossiers, .) ; - Gestion des Conseils d'Administration et des Assemblées Générales : o Pour SOLIHA Drôme : Préparer les dossiers en relation avec les Pôles et services ; assurer l'organisation de ces instances ; Rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux et les diffuser ; veiller au respect des quorums ; assurer le suivi des administrateurs et des droits de vote afférents ; assurer le suivi des rendez-vous et déplacements des membres du Bureau (logistique, organisation, préparation des dossiers, .) o Pour les autres associations du groupement GHF : apporter un appui logistique au besoin ; - Mise en œuvre des actions de communications institutionnelles : En lien fonctionnel avec la responsable de la communication : o Participer à l'organisation des actions de communications (inaugurations, salons, journées professionnelles, évènements internes, etc.) ; contribuer à la mise en œuvre du rapport d'activité annuel de SOLIHA Drôme et apporter un appui aux assistantes des autres associations au besoin ; contribuer aux envois en masse de documents de communications ; etc.. - Gestion des moyens généraux : o Gérer les stocks de fournitures de papeterie, l'achat du mobilier de bureau et du petit mobilier ; o Superviser les réservations liées aux déplacements professionnels ; o Assurer le suivi des abonnements aux revues et journaux ; o Suivre la mise en œuvre du contrat d'entretien des locaux ; proposer les adaptations éventuelles ; Qualités requises : Qualités relationnelles, loyauté, et discrétion Esprit d'analyse et de synthèse Rigueur et sens de l'organisation Esprit d'initiative et autonomie Force de proposition Diplôme et expérience : Bac+2/3 : secrétariat de Direction et expérience exigée de 5 ans sur un poste similaire minimum Aptitudes et compétences : Aptitude au travail en équipe Compétences rédactionnelles Maitrise du Pack Office et des outils bureautiques Sensibilisation aux missions d'intérêt général