Assistant De Direction (F/H)

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Fonctions : Assistant ou assistante de direction

Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Catégorie : B

Corps : Technicien/Rédacteur

BAP : J

Mission :

L’assistant ou l’assistante de direction aura pour mission de seconder les responsables dans la gestion des tâches administratives et d’optimiser le fonctionnement des instances. L’assistant ou l’assistante de direction exercera ses missions pour 80% de son temps de travail auprès du président du Comité Éthique de la Recherche (CER), et pour les 20% restants, auprès du référent à l’Intégrité Scientifique (RIS).

Activités dédiées aux CER

• Suivi administratif des travaux du Comité
• Accueil téléphonique, physique, gestion agenda du président
• Organisation des réunions du Comité (1 réunion tous les quinze jours hors vacances scolaires)
• Rédaction des comptes-rendus des réunions de bureau et d’assemblée plénière
• Gestion de la plateforme de soumission des protocoles de recherche (en lien avec la direction des systèmes d’information pour les aspects techniques)
• Suivi des dossiers déposés sur la plateforme de soumission des protocoles de recherche et communication avec les porteurs de projet et les membres du Comité pour l’avancement des dossiers
• Maintenance du site internet du Comité
• Veille sur les sites
• Extraction des données statistiques pour l’établissement du bilan annuel du Comité
• Archivage

Activités dédiées au RIS

• Veille scientifique sur les réseaux sociaux (exemples : Le Monde, The Metanews, l’OFIS) en vue de la préparation de mémos thématiques
• Préparation et organisation de réunions pour le RIS et le Comité à l’Intégrité Scientifique (1 à 2 réunions par an du Comité) : convocation, recueil et transmission des documents, comptes-rendus de réunion.

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Connaissance générale des procédures administratives
• Connaissance des techniques de secrétariat
• Maîtrise de l’anglais

Savoir-faire :

• Savoir organiser et planifier ses activités
• Savoir s’exprimer oralement et rédiger à l’écrit avec aisance
• Maîtriser les techniques de restitution et de transmission d’information écrite ou orale
• Connaître l’environnement bureautique et maîtriser les logiciels bureautiques
• Proposer des modes d’organisation, de fonctionnement, de simplification et de classement
• Réaliser l’archivage électronique des dossiers 

Savoir-être :

• Excellent relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et grande rigueur
• Sens du service public
• Grande discrétion professionnelle
• Autonomie
• Capacité à s’adapter au fonctionnement de plateformes dématérialisées de dossiers