Assistant De Direction/ Présidence (H/F)

L'assistant/assistante de direction accompagne la Direction Générale et la Présidence de la Fédération afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de leur activité.En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.ACTIVITE Organisation de l'agenda de la Direction Générale et de la Présidence Gérer l'emploi du temps quotidien de la Présidence (prise de RDV, courriers, courriels, congés ). Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. Accueillir physiquement les rendez-vous. Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels Participer à l'organisation de la logistique de l'Assemblée Générale Fédérale. Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux instances statutaires Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation. Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles. Assister aux réunions d'équipe et en rédiger les comptes rendus. Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information). Gérer et actualiser la documentation professionnelle. Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi Gérer les notes de frais de la Direction Générale et de la Présidence. Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe. RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUEDirecteur Général / Directrice Générale AdjointePrésident de la FédérationPROFILDiplômes requisFormation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT ou licence en assistanat de Direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMIDurée d'expérienceUne expérience minimum de trois ans en assistanat de direction ou commercial est souhaitée.La connaissance du fonctionnement d'une Association serait un plus.COMPETENCES REQUISESCompétences techniques Maîtrise de la bureautique Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication Connaissances en gestion administrative Connaissance des normes rédactionnelles Connaissance des technique Connaissance des techniques de prise de notes. Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bordAptitudes professionnelles Dynamisme Esprit d'initiative Discrétion Organisation et rigueur Polyvalence Réactivité et autonomie Esprit de synthèse et d'analyse Aisance relationnelle Esprit d'équipe Capacités rédactionnelles Sens de l'écoute et de la communication Capacité à travailler dans des délais contraints Capacité d'adaptationTEMPS DE TRAVAILTemps complet 35h par semaineHoraires envisagés (9h-12h / 13h-17h du lundi au vendredi)Possibilité de Télétravail 2 jours par semaine (lundi et vendredi)CLASSIFICATION ET REMUNERATIONPoste classifié F - 350 / Agent de Maîtrise de la Convention Collective ECLATRémunération brute mensuelle : 2415,38€ sur 13 mois soit 31 400€ annuels bruts.Valorisation de l'expérience en sus.PEE avec abondement employeur de 300%Participation aux frais de transport en commun à hauteur de 50%Prise en charge de la Mutuelle par l'employeur à hauteur de 80%Indemnité de télétravail forfaitaire mensuelle de 20,8€Poste à pourvoir dès le lundi 18 mars 2024Pour candidater, envoyer votre CV + lettre de motivation à l'adresse : direction.ogoy@federetraitesportive.fr