Assistant De Direction - Responsable Service Affaires Générales (H/F)

Le campus roannais de l'Université Jean-Monnet se compose de L'IUT de Roanne, la bibliothèque universitaire et un laboratoire de recherche (LASPI). L'IUT de Roanne qui accueille près de 1500 étudiants propose 5 spécialités de B.U.T., 1 parcours de licences professionnelles, 2 licences générales et 2 masters. Plus de 320 personnels (personnel administratif, enseignants et vacataires d'enseignement) œuvrent à la réussite des étudiants.MISSIONS PRINCIPALES ET POSITIONNEMENT Placé sous l'autorité du Responsable Administratif, il a pour mission d'apporter un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction de l'IUT de Roanne. Il assiste le Directeur et le Responsable Administratif, dans leurs missions, la préparation des dossiers administratifs, la rédaction des courriers de la direction de l'IUT de Roanne, le suivi des dossiers transverses. Il organise les activités du service affaires générales et encadre les 2 agents affectés au service.ACTIVITES-Assister la direction sur l'ensemble des missions et participer à la coordination des actions définies par la direction pour la réalisation des objectifs stratégiques ;-Assurer le suivi des dossiers et courriers, de l'instruction au suivi des actions prévues en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;-Assurer une veille sur les principaux dossiers et, le cas échéant, suivre directement quelques dossiers thématiques (préparation appels à projet, pilotage évènements, collecte et synthétisation des informations auprès des établissements) ; -Coordonner l'activité du service Affaires générales, gérer les moyens humains, techniques et financiers alloués à l'activité.-Participer à la gestion financière de la structure ;-Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions institutionnelles, visites et évènements organisés par la direction ;-Alimenter les bases de données relatives à son domaine d'intervention ;-Gérer l'agenda et la réservation de salles et véhicules ;-Participer et rédiger les comptes-rendus des réunions ;-Répondre aux demandes d'informations écrites ou orales ;COMPETENCES PROFESSIONNELLESSavoirs - Organisation, rigueur - Aptitude à travailler en équipe (savoir écouter, savoir travailler en collaboration, coordination avec d'autres personnes et services)- Maitriser les procédures et les règles administratives - Avoir une bonne connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur serait un plusSavoir faire - Utilisation avancée d'outils bureautiques (Pack office ), de logiciels spécifiques à l'activité - Connaitre les techniques de secrétariat et de gestion administrative et les normes rédactionnelles- Techniques de communication - Avoir un bon niveau rédactionnel - Savoir gérer urgences et priorités - Savoir analyser et gérer rapidement les demandes d'informations - Aptitude à la polyvalence Savoir être - Avoir un bon relationnel- Discrétion et respect strict de la confidentialité - Réactivité - Autonomie - Force de proposition Conditions particulières d'exercice - Disponibilité en soirée (1 à 2 fois par mois - ex : conseil d'IUT)