Adresse
Forme de travail
Un salaireClassification et nature du poste
Domaine fonctionnel Elaboration, coordination, animation et déploiement de programmes et projets
Métier de référence Assistant(e)
Direction d’affectation Direction générale déléguée appui opérationnel et stratégique
Service d’affectation Pôle projets et appui opérationnel / Service Exploitation
Lieu d’affectation 12 place Saint Hubert Lille / Cité administrative
Catégorie/statut B Titulaire ou contractuel
Corps / groupe de fonction Secrétaire administratif ou équivalent IFSE groupe 3 pour les secrétaires administratifs
Encadrement Non
Environnement du poste
Rattachement hiérarchique N+1 : Chef de projet exploitation
Missions du service :
Etablissement public du ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriale, l’Agence nationale de la cohésion des territoires a pour mission de conseiller et de soutenir les collectivités territoriales et leurs groupements dans la conception, la définition et la mise en œuvre de leurs projets. Elle conduit des programmes nationaux territorialisés et accompagne les collectivités, leurs groupements et les acteurs locaux dans la réalisation de leurs projets de territoire.
La direction générale déléguée à l’appui opérationnel et stratégique (DGD AOS) regroupe les ressources nécessaires à l’élaboration des orientations stratégiques de l’agence et au soutien opérationnel des projets portés par les territoires. Ses ressources sont mises à disposition des programmes, et des acteurs territoriaux dont les projets sont soutenus par l’agence.
Au sein de la DGD AOS, le pôle projets et appui opérationnel (PAO) :
- fournit une assistance à maîtrise d’ouvrage aux collectivités,
- organise l’appui opérationnel à leurs projets ;
- prend en charge la maîtrise d’ouvrage de projets complexes, notamment en matière de restructuration d’immobilier commercial, artisanal ou de services.
Au sein du pôle PAO, le service Exploitation, encadré par un chef de projet, gère un portefeuille d’une cinquantaine de centres commerciaux et artisanaux situés dans des quartiers politique de la ville ou des centres-villes en cours de revitalisation. Le service exploitation supervise le fonctionnement des équipements commerciaux et artisanaux à l’issue de la phase chantier (neuf et restructuration) en assurant les missions de gestion locative, de commercialisation des locaux vacants, de gestion technique du patrimoine avec le concours de la direction technique.
Il intervient également en amont des opérations pour la pré-commercialisation et les transferts éventuels d’activités afin de permettre une redynamisation commerciale et une pérennité économique de l’actif. C’est cette valorisation financière qui permet à terme la revente de l’actif. Le service exploitation assume également la mission de vie sociale des sociétés en filiales.
Les actifs immobiliers sont détenus en propre ou via des filiales avec des co-investisseurs. La commercialisation, la gestion locative, la maintenance, l’Asset Management et les arbitrages des actifs sont réalisés par l’équipe du service Exploitation.
Description du poste
Enjeux et missions caractéristiques du poste
La mission du poste d’assistant(e) de gestion opérationnelle au sein du service exploitation vise à apporter un appui administratif quotidien au service, notamment au chef de projet et aux managers de centres commerciaux.
- Etablir des documents « type » opérationnels : baux, courriers, ….
- Faciliter la recherche, les requêtes, les mises à jour et classement de fichiers informatiques et papier (entreprises, locataires, prospects…) nécessaires au suivi des dossiers et à la gestion de la base immobilière.
- Réponses aux courriers et appels entrants des interlocuteurs du service (locataires, prestataires, collectivités.)
La mission comporte également un volet administratif consacré à la commercialisation, là aussi en soutien des managers de centres commerciaux, sur la production d’éléments de communication et sur le suivi des baux, sous la responsabilité du chef de projet.
Activités principales
Les missions principales seront les suivantes :
Administratif :
- Mise en place et administration d’un outil de gestion locative et/ou du patrimoine
- Veille et suivi administratif de l’arborescence dans le cadre des livraisons de sites (tuilage administratif interservices)
- Contribution à la rédaction de courriers dans le cadre du suivi des locataires (documents type, courriers de relance, d’avenants, reprise d’abonnement/résiliations, etc.)
- Constitution au fur et à mesure de documents « type » (courriers, dossier, appui du n+1 dans la constitution du suivi financier du service...)
- Montage de réunion avec les partenaires – assistanat administratif
- Réponse aux appels entrants avec renseignement de la base contacts et prospective.
Assister quotidiennement le n+1 dans les tâches administratives : courriers, mise en forme de tous type de documents….
Gestion locative :
- Alimentation de l’outil de gestion locative en collaboration avec la Responsable de gestion locative
- Création d’un outil d’alerte sur les renouvellements de baux
- Appui administratif à la gestion des filiales
Commercialisation :
- Base prospects à élaborer en lien avec l’outil de gestion locative
- Contribution aux mises à jour des annonces de locaux vacants (site ANCT, Le Bon Coin…)
- Préparation des documents pour mise en place des communications opérationnelles (fiche de commercialisation, appel à candidatures..).
- Relecture des baux et mise en forme avant validation par le chef de projet (un contrôle juridique est réalisé a postériori).
- Suivi des annexes des baux (pièces manquantes, mises à jour des documents en lien avec l’équipe technique).
- Relais d’information externe et interne en cas d’absence d’un manager.
