Chargé / Chargée De Mission Événementiel

Sous l'autorité du Responsable de service, dans un service de 5 personnes, vous serez chargé(e) plus particulièrement de : Assurer la gestion administrative et opérationnelle du service Associations - Assurer l'accueil physique, téléphonique et gérer le courrier du service Vie Associative - Gestion et mises à jour des dossiers administratifs des associations - Assurer la mise à jour du site internet dans la partie « Vie Associative » avec le service communication - Subventions : Gestion et suivi des dossiers de demande de subventions (tableaux, compte rendus), traitement des réponses et suivi des paiements. Réaliser un suivi des aides directes et indirectes attribuées aux associations et proposer une grille de critères d'attribution des subventions au Responsable de Pôle et aux élus. - Envoyer la newsletter hebdomadaire à toutes les associations. - Se tenir informé de l'actualité des associations et veiller à informer le responsable de Pôle et les élus (invitations aux AG, manifestations ). Contribuer à la préparation et la coordination logistique des manifestations/festivités associatives : - Accompagnement logistique des évènements associatifs, suivi de la conformité et de la sécurité des installations - Délivrance des autorisations de manifestations, d'occupations du domaine public, de débits de boisson - Organiser et mettre en place le village des associations (annuel) : réunion de préparation, invitations, animations, accueil sur site, logistique. - Assurer l'interface avec les services techniques et le service scolarité pour une partie de la logistique (matériel et ménage). Participer à la gestion logistique des évènements municipaux (internes et externes): - Être présent lors de certaines festivités pour garantir leur bon déroulement dans le respect des conditions établies par le responsable de pôle. - Assurer la gestion, le rangement et le suivi du stock alimentaire et décoratif de la commune pour les inaugurations et événements municipaux. - Respecter le budget annuel fixé pour les achats par le responsable de pôle. - Gérer les relations avec les prestataires : demande de devis, validation des achats par le responsable de pôle, passage des commandes, vérification et suivi des livraisons. - Aider à l'organisation de l'ensemble des manifestations avec les services Communication et Culture (aide logistique et port de charge) Assurer l'interface et le lien en interne entre le responsable de Pôle, les élus, les services et les associations : - Faciliter, soutenir les initiatives et projets associatifs - Développer les partenariats associatifs et un réseau de partenaires (fédérations, entreprises, mécénat, « mouvement associatif ») - Assurer le suivi quotidien des difficultés et problématiques rencontrées par les associations. - Rendre compte au responsable de pôle, aux instances décisionnaires, évaluer les actions - Être force de proposition pour améliorer les actions du service associatif. Assurer la gestion des locations et prêts de matériels, véhicules et salles communales utilisés par les associations, organismes partenaires et particuliers : - Planification et mise à jour quotidiennes des Google Agenda - Réalisation et mise à jour des différentes conventions de mise à disposition annuelle - Assurer l'interface avec les services techniques pour la planification des livraisons, retours matériels et du suivi des stocks. - Réaliser l'inventaire du matériel et faire remonter les besoins annuels. - Suivi administratif avec le service comptabilité pour les paiements des locations salles. - Faire le lien avec le service scolarité (ménage) pour veiller au bon respect du matériel et des bâtiments. Ce poste implique du port de charge lourde, de la manutention, de la station debout/assis prolongée et de la disponibilité horaire (travail certain weekend, soirée).