Secrétaire Administratif / Administrative

Le Laboratoire de Physique des Lasers est un laboratoire de recherche en physique expérimentale. Ses tutelles sont le CNRS et l'Université Sorbonne Paris Nord. Il compte environ 80 personnes dont 53 permanents et des doctorants et post-doctorants.Le budget sur subvention d'Etat (dont appels à projet) est en moyenne de 580 k€ par an et le portefeuille de contrats de recherche est d'environ 11M€ actuellement dont un Équipex (T-Refimeve) et un DIM (QuanTiP).Contexte de travailSite d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord - Campus de VilletaneuseComposante / Service : Institut Galilée (IG) - LPLComposition du service (effectifs) : LPL : environ 53 permanents, 80 personnes en incluant lesdoctorants et autres statutsEquipe administrative de 3 personnes : 2 gestionnaires dont ce poste et un responsableFonction d'encadrement : nonRattachement hiérarchique : Responsable Administratif et Financier du LPLMissions principales et description du posteMissions Assurer des fonctions polyvalentes de gestion administrative, de finances (gestion et saisie de commandes), et liées aux déplacements des agents. Participer aux opérations logistiques du laboratoire (séminaires et autres manifestations), et organiser la gestion des personnes entrantes et sortantes (arrivée, installation, départ, mise à jour des bases de données).ActivitésLes activités de gestionnaires sont polyvalentes et couvrent plusieurs domaines.- Gérer les missions (déplacements professionnels du personnel de l'unité ou des invités) par le conseil et les saisies nécessaires dans les outils de gestion (commandes, réservations, états de frais, ...),- Accueillir et prendre en charge les visiteurs, les nouveaux membres du laboratoire et les invités (locaux, badges, formalités administratives diverses)- Gérer les achats divers. Collecter les devis tout en respectant les consignes de la direction du choix de la tutelle, saisir les bons de commande et s'assurer de la conformité du processus (signatures, saisies, collecte et archivage des documents, ...),- Apporter son soutien aux chercheurs dans l'organisation de leurs manifestations (réunions, colloques, séminaires, repas, ...),- Assurer des fonctions générales de secrétariat (courrier, réception des livraisons ).- Saisir les informations diverses dans les outils informatiques dédiés (interne et des tutelles), ...- Assurer le reporting de ses activitésCes activités sont réparties entre les gestionnaires de façon polyvalente mais le poste sera en première intention affecté à la gestion des missions et des personnes entrantes ou sortantes et aux actions qui découlent de ces mouvements, quel que soit le support budgétaire (y compris sur ressources propres)Outils spécifiques à l'activitéAisance indispensable avec les outils informatiques.SIFAC (USPN), GESLAB, ETAMINE et NOTILUS (CNRS) sont les outils principaux (suivi budgétaire etmissions), pack office.Les formations seront dispensées (en interne ou externe) si besoin