Assistant De Direction (F/H)

Rattaché(e) au Directeur de site, vous intervenez sur différents volets.Sur l'administration, agenda & planification de l'équipe, déplacements de l'équipe:Vous gérez l'administration générale, appels téléphoniques, rédaction des comptes-rendus, gestion des e-mails; Vous fournissez un soutien administratif, préparez et modifiez des présentations; Vous gérez l'agenda et êtes à même de les modifier en fonction des priorités; Vous avez une vision de la gestion transverse des agendas (inter-départements, responsables); Vous tenez un calendrier mensuel/annuel de toutes les réunions régulières du département.Sur les activités liées aux déplacements:Vous gérez de manière autonome des projets de bout en bout (en étroite collaboration avec le responsable); Vous pouvez à la demande de votre responsable coordonner tous les projets de l'équipe en terme de planification et de calendrier (en agissant comme bureau de gestion des projets).En matière de coordination de réunions internes & externes:Vous programmez, organisez et assistez à des réunions de service (ordre du jour, présentations, distribution des comptes-rendus, trouvez, préparez et remettez en ordre la salle de réunion, traiteurs, besoins informatiques, etc.) ainsi qu'à des réunions externes, en rédigeant les comptes-rendus et en les transmettant à l'équipe.Sur un volet de gestion de l'équipe:Vous orientez les demandes internes et externes vers la bonne équipe; Vous sollicitez de manière proactive les contributions et les idées des autres et avertir les responsables seniors de l'équipe; vous contribuez à un bon climat organisationnel au sein de l'équipe et alertez le responsable direct au besoin.Sur la gestion des contrats et des budgets.Vous assurez le suivi financier de tous les contrats en terme d'échéances et de paiements; Vous gérez le budget de l'équipe par projet (avec l'équipe finance), incluant chaque section parmi l'équipe (suivi des notes de frais, gestion du budget). Vous travaillez en étroite collaboration avec l'équipe juridique pour assurer la conformité juridique dans la gestion des contrats; Vous gérez les dépenses