Assistant De Direction (H/F)

Il/elle assiste la direction dans ses missions au quotidien. Il/elle gère le travail et la circulation de l'information interne et externe ainsi que le suivi des dossiers en lien avec la direction.ACTIVITES PRINCIPALESI.Secrétariat de la Direction1.Mise en œuvre et suivi des tâches administratives Secrétariat de la Direction- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, - Prises de notes et rédaction de comptes rendus, - Préparation et suivi de dossiers, - Gestion du courrier destiné à la Direction- Transmission des consignes et information du directeur à l'ensemble de l'équipe en assurant un suivi- Élaboration, édition et diffusion des notes de service et d'information- Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports2. Projets, rapports et enquêtes : - Suivi des réponses aux différentes enquêtes et autres relatives aux activités de l'établissement en lien avec les services et les directions fonctionnelles - Suivi des échéances des dossiers d'appels à projets et enquêtes diverses en lien avec l'ARS- Contribution à la formalisation et au suivi des projets, du Projet médico soignant- Participation à l'élaboration du Rapport d'activité, des dossiers de renouvellement d'autorisation d'activité et de différents dossiers transversaux.3. Instances et réunions : -Gestion des instances des Hôpitaux de Noirmoutier et d'Yeu (Conseil de surveillance, CME, Directoire) : calendrier, organisation et préparation, rédaction des procès-verbaux et comptes rendus-Participation aux réunions de direction, élaboration du compte rendu ainsi que coordination des informations les concernant -Rédaction de notes et d'avis pour les instances 4. Communication : - Participation à l'organisation des évènements (cérémonie vœux, inaugurations, etc ) - Participation aux actions de communication interne et externe, élaboration de support de communication interne et externe en lien avec les cadres de service, la qualité, les ressources humaines, l'animation- Gestion du site Internet en lien avec l'animation, les cadres de santé, la qualité (la partie ressources humaines étant gérée par la responsable des ressources humaines)5. Ressources Humaines :Formation des agents : plan de formation, suivi des formations en lien avec les cadres de santé et responsables de service et la responsable des ressources humainesII.Economie familiale et parcours résident/patient Sur le versant social -Identifier en concertation avec l'équipe pluridisciplinaire l'existence de difficultés socio-familiales auprès des patients/résidents-Conseiller et orienter les patients/résidents et leur entourage dans les démarches pour l'instruction d'une mesure d'action sociale-Assurer la coordination avec d'autres institutions ou services médico-sociaux pour la prise en charge du patient/résident à l'extérieur de l'hôpital-Veille juridique et socialeMISSIONS PONCTUELLES -En coopération avec la chargée de l'accueil, une fois tous les deux mois, Préparation, vérification et édition des frais d'hébergement EHPAD et USLD pour les payants et résidents à l'aide sociale pour le SSR + contentieux-Remplacement de la chargée de l'accueil durant ses congés ou absence (accueil téléphonique et physique, facturation EHPAD et SSR, gestion des dossiers d'admissions, courriers )