Assistant De Direction Hf (H/F)

La Direction des Affaires Juridiques et des Libéralités veille à la conformité légale des activités de la Fondation. Elle gère notamment les donations et legs reçus, en garantissant le respect des volontés des donateurs, et en assurant une utilisation efficace et transparente des ressources. La Direction est en charge du fonctionnement juridique des instances de gouvernance et apporte appui et conseil sur toutes les questions de droits (hors droit-social). En tant qu'Assistant de Direction, vous serez placé sous la responsabilité directe de la Directrice des Affaires Juridiques et travaillerez en étroite collaboration avec trois chargées des libéralités. Vous apporterez un soutien administratif et organisationnel essentiel à la Direction en contribuant à la coordination et au suivi rigoureux du calendrier des affaires juridiques. Vous serez accompagné au besoin dans vos fonctions pour acquérir les compétences juridiques nécessaires à la bonne exécution de vos missions. Votre capacité à prioriser, votre rigueur et votre sens de l'initiative seront des atouts indispensables pour mener à bien les missions suivantes : Vos missions : Secrétariat et administration générale : * Organiser les rendez-vous et les réunions. * Gérer les déplacements de l'équipe. * Suivre méticuleusement les plannings de congés et traiter les notes de frais. Gouvernance et suivi des dossiers juridiques : * Contribuer activement à la préparation des dossiers présentés en Bureau et Conseil d'administration, notamment en participant à la rédaction des délibérations. * Superviser la gouvernance de certaines entités, en assurant le secrétariat (suivi du calendrier, rédaction des convocations, suivi des formalités). * Constituer et maintenir la base de données de la Direction des affaires juridiques et libéralités. Secrétariat pour les libéralités et assurances vie : * Suivre les dossiers assurance vie de l'ouverture des dossiers jusqu'à l'encaissement des fonds. Ouvrir les dossiers informatiquement, préparer les courriers aux divers interlocuteurs, et procéder à la mise à jour de la base de données. * Assurer la gestion administrative, juridique et financière des dossiers, avec vérification et rapprochement comptable. * Assister les juristes chargés de libéralités pour la gestion immobilière des biens légués, notamment sur les opérations de débarras et d'évaluations immobilières. * Gérer les demandes d'informations sur les legs et assurances vie. * Participer activement aux actions de communication et évènements liés aux libéralités. Profil : Titulaire d'un bac+2 / +3 dans un domaine lié au droit ou à l'administration, la gestion des entreprises, l'administration des affaires Une expérience préalable en tant qu'assistant juridique ou dans un poste administratif au sein d'un environnement juridique ou non est recommandée. Compétences et aptitudes : * Une bonne compréhension des normes juridiques et des procédures, notamment dans le domaine du droit des libéralités, serait un avantage indéniable pour votre candidature. * Aptitude à mener des recherches juridiques. * Maitrise du pack office et des outils informatiques de suivi comptable (logiciel de suivi des legs). * Capacité à assimiler rapidement de nouvelles informations * Proactivité, organisation et rigueur * Capacité à prioriser ses actions * Sens de la discrétion * Capacité à travailler en équipe