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Forme de travail
Un salaireVous assurez le secrétariat d'un membre du corps préfectoral. A ce titre, vos missions vous conduiront à :- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,- Gérer et suivre l'agenda et les déplacements,- Collecter les dossiers préparatoires aux différents rendez-vous- Filtrer les interlocuteurs,- Assurer l'accueil physique et téléphonique,- Recevoir et trier le courrier,- Vérifier et trier les parapheurs,- Saisir des lettres, notes et compte-rendu,- Assurer le suivi administratif des frais de représentation- Assurer l'information et la coordination entre les membres du corps préfectoral, leur secrétariat, les chauffeurs, les agents des résidences préfectorales et les hôtesses d'accueil,- Participer à l'organisation des déjeuners et dîners officiels (listes invités, gestion des invitations, confection des plans de table),- Mettre à jour les listes de contacts téléphoniques (cabinets ministériels, élus, cabinets et direction générale de mairie) en lien avec le bureau de la représentation de l'Etat,Votre environnement professionnel : Vous travaillerez en collaboration étroite avec les membres du corps préfectoral et leurs secrétariats ainsi que ceux des directeurs. Par ailleurs, vous aurez des relations fréquentes avec des interlocuteurs variés extérieurs à la préfecture, en particulier les élus, les ministères ainsi que les services déconcentrés du département. Une discrétion absolue est requise. Ce poste demande un sens du relationnel et de l'organisation aiguisé. Il requiert également de la rigueur, de la diplomatie, une bonne maîtrise de soi. La variété des missions confiées demande de la part du titulaire des qualités de réactivité, de rapidité et d'efficacité.
