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Forme de travail
Un salaireCabinet du Président et du DGSMissions Exercer des fonctions polyvalentes de soutien technique et logistique au sein du Cabinet, en assurant l'assistance à l'équipe de direction (Président, VP et CM, DGS et DGSA,) : planification des manifestations, organisation des cérémonies-réception-repas (respect du protocole) et des déplacements de l'équipe de direction. Assistance administrative : gestion des agendas du Président et du DGS, programmation de réunions, réservations des salles, gestion des réunions en mode hybride (en présence, à distance), réponse aux sollicitations internes et vis-à-vis des partenaires extérieurs. Suivi des instances (conseils des directeurs de composante, conseil académique) : convocation, logistique des séances.Activités : Assistance administrative : - Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes du Cabinet ;- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier adressé au Président et au DGS ;- Planification au quotidien des rendez-vous, des audiences, des déplacements du Président et du DGS et suivi des courriers ;- Organisation (planification, suivi logistique, impression de dossiers ...) et convocation des réunions à l'initiative du président, du Directeur Général des Services et des DGSA ;- Gestion des différentes sollicitations, des urgences et de leur compatibilité avec l'agenda, gestion des priorités ; - Organisation des manifestations organisées par le Cabinet (invitations et organisation logistique des cérémonies, réceptions et repas) ; - Classer et archiver des documents ; - Retranscrire des informations orales à l'écrit ; - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) ;- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser ; - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ; - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service ;- Gestion des séances du Conseil Académique Plénier (suivi de l'élaboration de l'ODJ, paramétrage de l'outil de vote dématérialisé, convocation, logistique).Gestion financière : - Gérer les missions du président, du DGS, des DGSA et ponctuellement des VP et CM- Gérer les dépenses du Cabinet (frais de réceptions et manifestations)- Gérer les cotisations/adhésions de l'établissement
