Responsable Du Service Festivites Et Logistique H/F

Activités principales 

• Gestion administrative,  logistique et de coordination du secteur en charge

• Organisation et gestion des cérémonies patriotiques et des réceptions  autorisées par la municipalité (services de la Ville, du CCAS,  associations, divers)
  • Contrôler la mise en place et le respect des normes de sécurité
  • Mettre en œuvre les moyens matériels et humains pour le bon déroulement des manifestations
  • Conseiller  et accompagner les services municipaux  et les  associations dans l’organisation de leurs évènements

• Suivi administratif DU SERVICE
  • Réceptionner, enregistrer, traiter et planifier les demandes, les bons de commande, fiches action, fiches technique, courriers, courriels, bilan, cahier des charges.
  • Assurer la relation avec  les associations et la coordination avec les autres  services
  • Assurer le remplacement de l’agent chargé de la location des salles en cas de besoin.

• Suivi financier DU SERVICE

Elaboration du  budget  

Emission et suivi  des bons de commandes en lien avec le service  (denrées, matériel spécifique, services de  gardiennage et de sécurité, etc…)

• Encadrement de l’équipe dédiée aux festivités

Gestion des plannings des agents,  attribution des missions sur les divers évènements,  Evaluation

COMPETENCES REQUISES

SAVOIRS (connaissances)

• Connaissance de l’environnement de la collectivité et de  son fonctionnement
• Maîtrise de l’expression orale et écrite
• Techniques et outils de gestion de l’organisation (planning des agents/ gestion des stocks de matériels : sonos- barnums…)
• Connaissance de la réglementation en matière d’organisation de manifestations. (Sécurité et droit du travail)

SAVOIR - FAIRE (compétences)

• Maîtrise des outils informatiques (word, excel,)
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs,
• Savoir travailler en transversalité
• Savoir rendre compte oralement et par écrit
• qualités d’encadrement

 SAVOIR - ETRE (comportement)

• Sens de l’organisation et capacités d’adaptation
• Autonomie
• Savoir travailler avec organisation et méthode
• Grande disponibilité
• Qualités relationnelles,
• Droit de réserve, discrétion
• Ponctualité
• Réactif/Dynamique

FORMATION/QUALIFICATION

Connaissances larges des corps d’état du bâtiment et de la sécurité incendie

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE

RELATIONS FONCTIONNELLES

Internes :

Sous l’autorité hiérarchique de la  directrice des Espaces Publics et en lien fonctionnel avec  le cabinet du maire.

Relations et contacts permanents avec les services techniques, le service des sports, le service Culture et l’ensemble des services municipaux.

Externes :

Associations, administrés, prestataires évènementiels, traiteurs….

CONDITIONS D’EXERCICE /HORAIRES

• Horaires réguliers : de 8h30 à 12h00 et 13h30 à 17h30 du lundi au vendredi.

• Horaires variables  avec  travail  le soir et week-end/ jours fériés

MOYENS MIS A DISPOSITION

• Matériels : ordinateur, messagerie, photocopieur,  téléphone, logiciel bureautique,

SPECIFICITES/ PENIBILITE/HYGIENE ET SECURITE

Pénibilité : travail principalement sur écran,  horaires tardifs, travail le week-end et jours fériés