Secrétaire Administratif / Administrative

Le-a Secrétaire administratif-ve a pour mission :- Assurer l'ensemble des communications téléphoniques- Gérer les entrées et sorties des résidents- Assurer le secrétariat et organiser la circulation des informations en interne et en externe- Assurer l'accueil et la communication avec les résidents, les familles, les visiteursDans le cadre d'un remplacement maladie, vos missions :- Organiser en lien avec les autres services, l'accueil du résident selon les procédures : mise en place des prestations diverses demandées par la famille et/ou résident (ouverture ligne tel, installation télévision, blanchisserie )- Prendre les rendez-vous selon les disponibilités des chefs de service, transmettre les messages et mails reçus aux bons interlocuteurs- Gérer les courriers, les colis et les journaux (tri, date, etc.)- Gérer et mettre à jour les dossiers administratifs, médico-administratifs et des différents services : prise de rdv coiffeur, repas invités, esthétique, animation - Gérer les fournitures de bureau, les consommables et les bons de commandes (validation par l'Adjoint-e de Direction)- Effectuer les travaux du secrétariat administratif (rédaction de courriers, reprographie, etc.)- Diffuser les supports de communication (brochures, plaquettes, protocoles) auprès des familles, prospects, fournisseurs etc.- Accueillir, informer et orienter les résidents, familles et visiteurs dans l'établissement.- Recevoir les communications téléphoniques, filtrer les appels, transférer des appels en fonction des priorités et disponibilité de chacun- Mettre en œuvre les procédures d'alerte en cas d'alarme ou d'urgence,- Communiquer l'ensemble des informations à la Direction et aux services concernés.- Recevoir les dépôts d'argent ou d'objet et les gère conformément aux protocoles prévus.- Saisir les remises de chèques, avec un contrôle de l'adjoint-e de direction- Saisir les honoraires des libéraux avec un contrôle de l'adjoint-e de direction avec signature de la direction, il se charge également de les transmettre au service comptabilité du siège.Horaires : 9h00 à 12h30 et 13h45 à 18h00 avec un weekend sur 3 (de14h00 à18h00) .