Secrétaire Administratif / Administrative

Activités principales :Assurer le secrétariat du service :- Organisation et suivi des préinscriptions, inscriptions des jeunes aux activités vacances, séjours et événements jeunesse ;- A l'issue des préinscriptions, préparer le tirage au sort lorsque celui-ci est nécessaire ;- Etablissement des factures sur le logiciel Arpège pour permettre le paiement en ligne. ;- Préparation des dossiers des jeunes inscrits aux séjours ; - Réservation des activités, du matériel et des salles pour l'ensemble des actions organisées par le service ;- Etablissement des bons de commande, des commandes auprès du service de la restauration, et assurer le suivi des factures ;- Gestion et suivi du tableau organisation vacances (prévisionnel et réalisé) ;- Suivi des courriers et parapheurs ;- Suivi des délibérations et décisions (contrôle de légalité, affichage, Open Data, DG) ; - Rédaction de courriels ; - Classement des dossiers ; - Préparation des dossiers pour les commissions jeunesse, envoi des documents, comptes-rendus aux élus, et aux responsables de services ; - Saisie des présences des jeunes aux divers ateliers (jeux dans les collèges ) - Saisie de la programmation annuelle sur la matrice élaborée par le service de la communication ; - Régisseur principal recettes suivi des paiements des activités et séjours, relancer si nécessaire.