Secrétaire Administratif H/F

Le poste sera ouvert à partir du 1er juillet 2024

Le poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein du SEF (Service des Etudes et de la Formation), la section « Licence Droit Economie Gestion » a en charge le suivi pédagogique et administratif de 2600 étudiants inscrits en Licence, depuis l’inscription pédagogique jusqu’à la délivrance du diplôme. Elle a également en charge les étudiants inscrits dans les diplômes universitaires adossés à la Licence, et les LDD Licence double-diplôme de l’université.

Le personnel administratif de cette section travaille en collaboration avec la Direction de l’UFR, les différentes sections du SEF, les services de l’UFR Droit Economie Management (Faculté Jean Monnet): le service des relations avec les équipes pédagogiques (SREP), le service Accueil et Vie de l’Etudiant (SAVE), le département des langues, le service des relations internationales, ainsi que le corps enseignant et le service technique.

Missions principales de l’agent : 

L’agent assiste le responsable de la section dans tous les actes courants de gestion pédagogique et administrative des étudiants inscrits dans tous les parcours de Licence Economie et Gestion, les parcours de LDD « Economie, Mathématiques », les parcours de « LAS » et « PASS », les étudiants suivis en « oui si », soit plus de 600 étudiants :

• Accueil et suivi des étudiants de Licence, en présentiel et par mail

• Inscription pédagogique des étudiants de Licence dans l’outil de gestion « Apogée »
• Gestion des incompatibilités dans Apogée et répartition des étudiants de Licence dans les groupes de travaux dirigés
• Réception et suivi des conventions de stage (Outils : Pstage)
• Saisie des notes et résultats dans Apogée
• Préparation des relevés de notes et des procès-verbaux de délibération dans Apogée
• Participation aux délibérations
• Distribution des relevés de notes, attestations de réussite et diplômes
• Aide à l’inscription des enseignants ou des étudiants de Licence sur la plateforme « e-campus »
• Liaison avec les enseignants participant à la Mineure « Economie et Gestion » de la formation PASS (études de santé) pour la programmation des épreuves spécifiques de la Mineure
• Participation au lancement et à la surveillance des épreuves d’examens (si nécessaire)
• Suivi de l’assiduité des étudiants boursiers

Connaissance, savoir

• Connaissance générale de l’enseignement supérieur et de la structuration universitaire
• Connaissance générale de l’offre de formation LMD
• Utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Messagerie électronique…)
• Connaissances des systèmes d’information de gestion des étudiants (Apogée, Pstage, E-campus)
• Connaissance du logiciel de gestion d’emplois du temps et Examens : CELCAT

Savoir-faire :

• Savoir accueillir, informer et orienter les usagers et les personnels de la structure
• Savoir restituer et transmettre l’information
• Travailler en équipe
• Trier, hiérarchiser et classer
• Gérer la confidentialité
• Partager l’information
• Appliquer et faire appliquer la réglementation

Savoir-être :

• Être autonome (site délocalisé)
• Être disponible, dynamique et à l’écoute des interlocuteurs
• Être réactif
• Savoir s’adapter au changement et à l’évolution des fonctions