Change Manager - !!! Experience Sante Obligatoire !!!

Le Répertoire national de l’Offre et des Ressources en santé et accompagnement médico-social (ROR) est le référentiel de description de l’offre de santé. Il a vocation à :
Collecter, mettre en qualité et diffuser l’offre de santé, c’est-à-dire l’ensemble des activités et ressources opérationnelles proposées par les structures de santé relevant des champs sanitaire, social et médico-social ;
Mettre à disposition des logiciels et services numériques en santé contribuant au parcours de soins, une description de l’offre de santé homogène et normalisée pour faciliter l’orientation des patients. Une publication des donnés publiques du ROR en open data est réalisée sous la licence LOV2.
Fournir une vision actualisée de la disponibilité du capacitaire en lits hospitaliers.
Les structures sanitaires et médico-sociale décrivent leur offre dans un outil unique, le ROR. Ces informations alimentent les applications utilisées par les professionnels dans leur pratique quotidienne.
Le professionnel peut ainsi orienter l’usager de manière plus pertinente et plus rapide vers la structure qui répond à son besoin de soins ou d’accompagnement face à la maladie, une perte d’autonomie ou une situation de handicap. Le ROR permet également de mieux gérer les situations de crise (COVID par exemple) en fournissant les lits disponibles dans les services de soins critiques.
Lancé en 2015, le programme ROR a permis de faire converger les acteurs de santé sur une description de l’offre de santé commune, homogène et normalisée, de déployer 17 Instances ROR régionales et de les peupler avec l’offre des établissements sanitaires et médico-sociaux.
Dans un contexte de sollicitation croissante des ROR régionaux, la nécessité d’améliorer la qualité du service rendu aux utilisateurs et le vieillissement technologique des solutions logicielles ROR rendent indispensable une évolution des logiciels et de leur architecture.
Il a été décidé en 2020 de construire une solution logicielle ROR unique, avec un stockage centralisé des données (base de données unique) afin d’améliorer la connaissance et la diffusion de l’offre de santé, de favoriser le développement de nouveaux services numériques qui contribuent au parcours de l’usager et de renforcer l’urbanisation des services numériques autour d’un référentiel exhaustif et de qualité.
Travaux et livrables attendus
Cette prestation a pour objectif d’apporter un appui dans l’accompagnement au déploiement du ROR national sur 5 axes :
1)Communication
Il s’agit de mettre en place une stratégie de communication permettant d’atteindre les cibles (porteurs d’offre et éditeurs) et acteurs (équipes opérationnelles, relais, décideurs-influenceurs) en renouvelant nos messages afin de donner plus de visibilité sur le ROR et ses usages et de favoriser le peuplement et la mise en qualité des données.
Les axes de travail pour renouveler la communication sur le ROR :
Renouveler les messages clefs
−Mettre en avant les usages,
−Rappeler l’obligation réglementaire de peuplement et de mise en qualité des données
−Clarifier pour tous la feuille de route (les étapes, et ce que cela signifie pour chacun)
Renforcer le rôle des relais dans la communication
−Mobiliser les relais nationaux et les relais régionaux afin qu’eux-mêmes puissent parler du ROR, qu’ils puissent disposer des bonnes informations à relayer vers les Porteurs d’offres
−Organiser les rencontres interactives avec eux et leur fournir des supports clairs régulièrement pour soutenir leurs actions
Systématiser les dispositifs d’écoute
−Ecouter régulièrement les influenceurs et les décideurs sur leurs retours terrains et leurs attentes
−Mettre en place des instances de récolte d’échos terrains : recueil d’irritants, témoignages, recueil de retours d’expérience,
−Systématiser les enquêtes de satisfaction
2)Formation
Il s’agit de proposer des parcours de formation adaptés aux différents acteurs (GRADeS, Porteurs d’Offres, ) pour permettre à chacun de disposer des compétences nécessaires à son activité et faciliter ainsi le peuplement et la mise en qualité des données du ROR. Les 4 axes de la stratégie de formation sont les suivants
Mettre en place un dispositif qui permet de démultiplier l’action des équipes d’accompagnement ROR (national et régonales)
−Utiliser des modalités d’e-learning pour adresser un volume important d’apprenants et une mise à jour centralisée
−Concevoir des bibliothèques de contenus de formation modulaires mode brique de lego pour dispenser des formations adaptées aux différents profils.
−Ré-utiliser au maximum des modules proposés sur les différents acteurs /porteurs d’offre et éditeurs
Construire avec les régions des outils communs d’accompagnement qui peuvent être adaptés localement
−Mettre en œuvre une démarche collaborative de travail avec les régions pour identifier les besoins pédagogiques, mutualiser les contenus et éviter de refaire 17 parcours de formations
−Mettre à disposition des ressources construites avec les régions sur le ROR national qu’elles vont pouvoir réutiliser
−S’appuyer sur des relais identifiés pour partager les contenus
Faire des usages métier le fil conducteurs des contenus de formation
−Construire des modules à partir de situations métiers, particulièrement indispensables pour les formations de niveau débutant, sensibilisation
−Prendre en compte la réalité des besoins de formation express des référents ROR des structures, compte tenu des turnover et des périodicités de mise à jour locales
−Concevoir des dispositifs d’évaluation basés sur des cas pratiques
Assurer un co-pilotage du dispositif (suivi des KPI qui permettent de mesurer l’impact quantitatif des actions)
−Penser le dispositif d’évaluation dès la définition des objectifs pédagogiques
−Utiliser les statistiques proposées par les plateformes e-learning
3)Appui régional
Il s’agit de mettre à disposition des acteurs régionaux des outils d’aide au déploiement et des canaux d’échanges d’information vers les cibles (via les relais) ; ces travaux s’articulent autour de 3 axes
Accompagner la mise en œuvre des stratégies régionales de migration vers le ROR national
−Appui dans le décommissionnement des ROR régionaux
−Communications et informations régulières sur les avancées du ROR national ainsi que les impacts techniques, fonctionnels et métiers qui sont à prévoir afin de préparer les régions à cette évolution
−Mise à disposition de supports et kits d’accompagnement à diffuser à leurs porteurs d’offres
Animer une démarche collective et continue pour l’optimisation des actions de soutien vers les utilisateurs du ROR
−Ateliers thématiques pour approfondir les axes d’accompagnement et les dispositifs nécessaires pour répondre aux besoins des acteurs terrains en matière d’ aide à faire : contacts utiles, FAQ, documentations utilisateurs, offres d’AMA, etc...
−Des temps de retours d’expérience entre régions pour faciliter le partage la diffusion d’idées /bonnes pratiques
−Des temps d’échanges et de travail avec les régions pour identifier et partager les différents cas d’usages métier du ROR sur l’ensemble du périmètre de l’offre de santé
Animer des échanges entre équipes d’accompagnement régionales et nationale
−Poursuivre les Club Partenaires et les sessions Q/R sur des thématiques spécifiques pour faciliter la transmission d’information sur le programme ROR
−Animer un canal Teams pour faciliter les échanges entre régions
−Une Journée annuelle ROR
4)Animation des réseaux relais
Il s’agit de mobiliser plus d’acteurs pour atteindre la volumétrie de nos cibles et réussir le déploiement du ROR. Les relais peuvent être identifiés au sein de tous les écosystèmes de nos cibles et être recrutés au niveau régional et au niveau national
Les relais pourront mener 3 types d’action : Communication, Mobilisation de cibles et Aide à faire
Ce réseau de relais est à construire au niveau national :
−Pour identifier les actions de communication et de mobilisation de cibles qu’ils peuvent relayer pour nous ;
−Pour définir les plans d’action opérationnels et leurs besoins d’outils et de supports pour les mener.
Un réseau de relais à renforcer au niveau régional pour atteindre tous les porteurs d’offre :
−Mettre en place une organisation régionale pour mobiliser et animer un nombre suffisant de relais sur les actions de communication, mobilisation et aide à faire ;
−Définir de manière concertée les outils et supports nécessaires à développer pour soutenir ce réseau.
5)Gérer la relation avec les influenceurs et décideurs
Il s’agit d’assurer un relais positif du programme via les décideurs et influenceurs de l’écosystème et faciliter l’adhésion de tous. Les axes de travail sont les suivants :
Obtenir leur compréhension et leur adhésion aux objectifs du programme
Leur permettre de relayer et de sponsoriser le programme
Valoriser leurs avis et retours sur le programme et son niveau d’acceptation, pour ajuster au mieux la communication et le dispositif d’accompagnement.