Responsable Administratif D'ufr (F/H)

Fonctions : Responsable administratif-ve d’UFR

Catégorie : A

Corps : ASI

BAP : J

Mission :

Sous la responsabilité du directeur de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, le/la Responsable administratif-ve doit assurer l’organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement de l’enseignement au niveau Licence et Master de l’UFR.

Activités principales :

1) Gestion administrative :

• Conseiller et informer le directeur ou la directrice de l’UFR
• Gérer l’ensemble des dossiers administratif de la composante
• Préparer et organiser les conseils de l’UFR
• Organiser les élections de la composante
• Participer à l’organisation des comités de sélection pour le recrutement des enseignants
• Participer à l’ensemble des réunions de responsables administratives organisées par les services de la faculté
• Collaborer avec les services centraux
• Encadrement de deux agentes ou agents : Planifier et répartir l’activité ; Gérer leur carrière (entretiens professionnels,  tableaux d’avancement et listes d’aptitudes)

Gestion financière :

• Élaborer puis suivre et analyser l’exécution budget de l’UFR (masse salariale et fonctionnement)
• Présenter le budget devant la direction de la faculté
• Saisir les commandes dans sifacweb, suivre les achats et le service fait
• Gérer les fournitures
• Gérer et suivre les ordres de mission
• Gérer et suivre les conventions
• Gestion et organisation des déplacements et des réceptions
• Gérer et suivre les heures complémentaires des enseignantes et enseignants et des étudiantes et étudiants vacataires : traitement des dossiers, saisie des états de service (Azur), et arrêtés de paiements 
• Saisir et vérifier les états de service des enseignantes et enseignants permanents

Gestionnaire pédagogique :

• Assurer la mise en œuvre de l’offre de formation de licence et du master de Paris ainsi que les licences et masters de d’ABU DHABI
• Modéliser et structurer les maquettes des offres de formation de l’UFR sur le logiciel APOGÉE,
• Organiser la rentrée universitaire
• Élaborer les emplois du temps du master de sociologie en coordination avec l'équipe enseignante et assurer la diffusion
• Assurer l’interface entre les enseignants et les étudiants
• Paramétrer les campagnes d’ouverture IPWeb
• Paramétrer les campagnes de la saisie des notes à distances (SNW)
• Coordonner la préparation des sessions d’examen, collecte et tirage des sujets, préparations des PV d’émargement, saisie de note et préparation des PVs de délibération, organisation des jurys, traitement des réclamations
• Coordonner la gestion des étudiants tiers-temps
• Coordonner la gestion des conventions de stages
• Coordonner la gestion des ressources pédagogiques (vidéoprojecteurs, ordinateurs, etc.)
• Éditer des attestations de réussite, attestations administratives…
• Participation aux journées portes ouvertes licence et master

Encadrement : Oui (1 catégorie B – 1 catégorie C)

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France,
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université,
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle,
• Maîtrise de l’environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés (APOGEE, Outlook, etc…).

Savoir-faire requis :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
• Savoir rendre compte,
• Maitriser les logiciels bureautiques,
• Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes,
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences.

Savoir-faire :

• Capacités d’organisation, de pilotage et de conduite de projets,
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences
• Maîtriser l’environnement bureautique (Word, Excel), les outils informatiques spécialisés (APOGEE, Sifac),

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie,
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer,
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,
• Autonomie, méthode et rigueur,
• Sens de l’organisation et de la coordination,
• Aptitude à travailler en équipe,
• Disponibilité, discrétion et confidentialité,
• Sens du contact et des relations humaines,
• Polyvalence et capacité d’adaptation.