Assistant De Service H/F

NANTES METROPOLE

En tant qu'Assistant.e de service, vos missions sont les suivantes :
Secrétariat « Qualité urbaine » d'une part et « conduite de Projet» (pour 3 chefs de projet) uniquement) d'autre part :
Tenue et gestion de l'agenda et de l'emploi du temps des chefs de service ou de projet
Organisation et préparation matérielle des rendez-vous et réunions
Accueil téléphonique et physique
Gestion du courrier :Suivi, enregistrement sur logiciel Postman, frappe, suivi des réponses, relance des courriers en retard
Rédaction des courriers et compte rendus
Classement et archivage des courriers
Renseignement du fichier Excel courriers « départ » (date visa directeur)
Assistance documentaire
Archivage des dossiers (opérations, revues de projets)
Gestion du tableau «Qualité urbaine» : dossiers revue de projets et base de données du chef de service «Qualité urbaine»
Suivi des ordres de missions
Travail en binôme avec une autre assistante du service en cas d'absence de cette dernière pour les urgences
Suppléance en cas d'absence de l'agent en charge du courrier et de l'accueil téléphonique de la direction, ponctuellement et par roulement avec les autres assistantes du service. Enregistrement dans Postman du courrier de la direction, avec affectations par service, reprographie et diffusion de l'information

Vous disposez d'une formation en assistanat et d'une expérience dans le domaine.
Connaissances :
Connaissance de l'organisation et des compétences de la collectivité
Bonne maîtrise de la langue française et qualités rédactionnelles
Maîtrise des outils de bureautique Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Libre Office
Savoir-faire et aptitudes :
Capacité d'écoute et aptitude à la communication
Aisance et qualités relationnelles
Sens de l'organisation et esprit d'initiative
Autonomie
Rigueur méthode, et discrétion
Sens du travail en équipe