Assistante De Direction F/H

Au sein du service Pôle lecture publique, vous assisterez la direction du Pôle Lecture Publique dans les missions comptables et administratives et assurerez la relation avec les fournisseurs, prestataires et intervenants, et les contrats des actions culturelles du réseau. Vos missions sont les suivantes :

Gestion comptable et suivi budgétaire du Pôle Lecture Publique

• Vous rédigez les engagements sous Ciril (logiciel comptable) pour le Pôle puis transmettez aux fournisseurs sous forme de bons de commande
• Vous suivez les livraisons en fonction des bons engagés, et en lien avec les médiathèques concernées
• Vous réceptionnez, vérifiez, traitez les pièces comptables si besoin des factures
• Vous saisissez et suivez le budget des crédits sous Ciril
• Vous faites l’extraction régulière du budget par médiathèque + Pôle Lecture Publique
• Vous vérifiez les dépenses en lien avec le directeur du pôle, les directeurs des médiathèques et le service comptabilité ; contrôler les disponibilités de crédits, les pièces justificatives, les imputations dans le budget, l'exécution des commandes et des marchés…
• Vous contribuez à évaluer les besoins budgétaires du pôle Lecture publique (petit matériel, alimentaire, abonnements, etc…) et suivez les seuils de marchés publics
• Vous réceptionnez, enregistrez, vérifier et transmettez les mises en recouvrement (ouvrages non restitué et/ou détériorés)au service comptabilité en lien avec les directeurs des médiathèques
• Vous traitez les demandes d'information de la part des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes…)

Suivi des contrats de prestations artistiques

• Vous participez à l’élaboration et gestion des contrats de prestations artistiques et les déclarations de charges et de salaires
• Vous rédigez traitez et suivez les contrats de production, de coproduction, de cession, de coréalisation et de partenariat dans le secteur de la lecture publique en lien avec le directeur de Pôle et les responsables de médiathèques
• Vous assurez le suivi du GUSO (guichet unique du spectacle occasionnel) en lien avec le service RH

Gestion administrative quotidienne du pôle Lecture publique

• Vous assurez l’accueil téléphonique et physique du pôle Lecture publique
• Vous gérez les commandes centralisées (fournitures administratives, rubans-titreuse, mobilier, petit matériel…) et le stock des cartes de lecteur et des supports de communication institutionnels (quantité et diffusion), et en assurer la répartition et la diffusion dans les équipements
• Vous recensez et procédez aux adhésions nécessaires pour le réseau des médiathèques
• Vous suivez les marchés publics C3D en lien avec le pôle administratif et le service des marchés
• Vous participez au suivi logistique du prêt inter bibliothèque en lien avec la coordinatrice.

Vous bénéficiez d’une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative et comptable. Organisé, rigoureux, disponible et doté de bonnes aptitudes relationnelles, vous avez le sens de l’initiative, de l’organisation et du travail en équipe.